Pradėjote verslą ir supratote, kad apskaita – ne pasaka. Excel lentelės greitai tampa chaotiškos, popieriniai čekiai kaupiasi stalčiuose, o PVM deklaracijos terminas artėja greičiau nei spėjate pasiruošti. Laikas rinktis buhalterinę programą. Bet kaip išsirinkti, kai rinkoje jų – dešimtys?
Ar galiu pats tvarkyti apskaitą be buhalterio
Trumpas atsakymas – taip, jei verslas nedidelis. Lietuvoje individualios veiklos ar mažos UAB savininkai dažnai tvarko apskaitą patys, bent jau pradžioje.
Tačiau „pats” nereiškia „rankomis”. Šiuolaikinės buhalterinės programos sukurtos būtent tam – leisti žmogui be buhalterinio išsilavinimo susitvarkyti su pagrindine apskaita. Automatiniai mokesčių skaičiavimai, paruoštos deklaracijų formos, integracija su bankais – visa tai sumažina klaidų riziką ir laiko sąnaudas.
Realu tvarkyti pačiam, jei:
- Turite iki 10–15 sąskaitų faktūrų per mėnesį
- Nėra darbuotojų arba jų nedaug (iki 3–5)
- Veikla nesudėtinga – paslaugos ar prekyba be gamybos
- Turite laiko skirti bent 2–4 valandas per mėnesį apskaitai
Jei operacijų daugiau arba veikla sudėtingesnė – verta bent konsultuotis su buhalteriu, net jei kasdienę apskaitą vedate patys.
Kokią buhalterinę programą rinktis pradedančiam verslui
Pradedantieji dažnai daro vieną iš dviejų klaidų: renkasi per sudėtingą sistemą arba per primityvią.
Per sudėtinga – tai programos, skirtos vidutinėms ir didelėms įmonėms. Jos turi šimtus funkcijų, kurių mažam verslui nereikia. Rezultatas: sumokate daugiau, o naudojate 10 procentų galimybių. Be to, tokios sistemos reikalauja apmokymo ir ilgesnio įsisavinimo.
Per paprasta – tai Excel šablonai arba labai bazinės programėlės. Jos veikia, kol verslas mažytis. Bet kai tik pradedate augti, tenka migruoti į kitą sistemą, o tai – papildomas galvos skausmas.
Optimalus pasirinkimas pradžiai – programa, kuri:
- Paprasta pradėti (intuityvi sąsaja, nereikia mokymų)
- Turi erdvės augti (galima pridėti funkcijų vėliau)
- Atitinka Lietuvos reikalavimus (i.SAF, i.MAS, e.sąskaita)
- Siūlo pagalbą lietuvių kalba
Debesijos programa ar įdiegiama kompiuteryje
Šiandien didžioji dalis naujų sprendimų veikia debesijoje – tai reiškia, kad programa pasiekiama per naršyklę, o duomenys saugomi išoriniuose serveriuose.
Debesijos privalumai:
- Prieiga iš bet kur – telefono, planšetės, kito kompiuterio
- Automatiniai atnaujinimai – nereikia rūpintis versijomis
- Duomenų saugumas – profesionalūs serveriai saugesni nei namų kompiuteris
- Nėra rizikos prarasti duomenis sugedus kompiuteriui
Galimi trūkumai:
- Reikia interneto ryšio
- Mėnesinis mokestis vietoj vienkartinio pirkimo
Praktikoje debesijos trūkumai vis mažiau aktualūs – internetas pasiekiamas beveik visur, o mėnesinis mokestis dažnai mažesnis nei vienkartinės licencijos kaina, padalinta per kelis metus.
Kiek kainuoja buhalterinė programa smulkiam verslui
Kainų diapazonas platus – nuo nemokamų iki kelių šimtų eurų per mėnesį. Smulkiam verslui realūs skaičiai:
Nemokamos programos – egzistuoja, bet dažniausiai labai ribotos funkcijomis arba turi paslėptų kaštų (mokama už pagalbą, eksportą, papildomas funkcijas).
5–20 eurų per mėnesį – baziniai paketai, tinkantys individualioms veikloms ir labai mažoms UAB. Paprastai apima sąskaitų išrašymą, pajamų-išlaidų apskaitą, bazines ataskaitas.
20–50 eurų per mėnesį – vidutiniai paketai su platesne funkcionalumu: darbo užmokesčio apskaita, integracija su banku, išplėstinė analitika.
50+ eurų per mėnesį – pažangūs sprendimai su sandėlio valdymu, kelių vartotojų prieiga, specializuotomis funkcijomis.
Svarbu: skaičiuokite ne tik programos kainą, bet ir sutaupytą laiką. Jei programa sutaupo 3 valandas per mėnesį, o jūsų valandos vertė – 20 eurų, tai jau 60 eurų naudos.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis
Lietuvos rinkos atitikimas. Užsienietiškos programos dažnai neatitinka Lietuvos mokesčių sistemos specifikos. i.SAF ataskaitų generavimas, lietuviški dokumentų šablonai, VMI integracijos – tai ne privalumas, o būtinybė.
Pagalba ir konsultacijos. Kai kils klausimų (o jų kils), ar sulauksite atsakymo? Ar pagalba lietuvių kalba? Ar yra telefonas, ar tik el. paštas? Patikrinkite prieš pirkdami.
Bandomasis laikotarpis. Patikimos programos siūlo nemokamą bandymo periodą – 14, 30 dienų. Jei nesiūlo – klauskite kodėl.
Duomenų eksportas. Kas nutiks, jei norėsite pakeisti programą? Ar galėsite išsieksportuoti duomenis? Ar liksite „įkalinti”?
Atsiliepimai. Ieškokite realių vartotojų atsiliepimų, ne tik tiekėjo reklamų. Forumai, Facebook grupės, Google atsiliepimai – čia rasite neretušuotą nuomonę.
Dažniausios klaidos renkantis buhalterinę programą
Renkasi pagal kainą, ne pagal poreikius. Pigiausia programa – ne visada ekonomiškiausia. Jei ji neatlieka reikalingų funkcijų, mokėsite dvigubai – už programą ir už buhalterio pagalbą.
Neįvertina mokymosi laiko. Sudėtingesnė programa gali būti galingesnė, bet jei praleisite savaitę bandydami suprasti, kaip ji veikia – ar verta?
Ignoruoja augimo perspektyvą. Šiandien turite vieną darbuotoją, bet planuojate augti? Rinkitės programą, kuri užaugs kartu su jumis.
Pasirenka be bandymo. Niekada nepirkite programos nepabandę. Net jei aprašymas skamba puikiai, realybė gali skirtis.
Kada verta kreiptis į buhalterį
Programa – įrankis, bet ne specialistas. Yra situacijų, kai profesionalo pagalba būtina:
- Pirmą kartą teikiate metinę ataskaitą
- Samdote pirmą darbuotoją
- Keičiasi mokesčių režimas arba veiklos pobūdis
- Gaunate VMI užklausą ar pranešimą apie patikrinimą
- Planuojate investicijas arba kredito ėmimą
Daugelis buhalterių mielai konsultuoja valandiniu tarifu, nereikalaujant nuolatinės sutarties. Tai geras kompromisas – kasdienę apskaitą vedate patys, o sudėtingesniais klausimais pasitariate su profesionalu.
Apibendrinimas
Tinkama buhalterinė programa – tai investicija, kuri atsiperka laiko taupymu, mažesne klaidų rizika ir aiškesniu finansų vaizdu. Neskubėkite, išbandykite kelis variantus, įvertinkite savo realius poreikius. Ir svarbiausia – nepabijokite pradėti. Apskaita atrodo bauginančiai tik tol, kol jos neliečiate. Kai pradėsite – pamatysite, kad su tinkamu įrankiu tai visiškai įveikiama užduotis.
